BlueMonkeyサイトに戻るCMS導入時のよくある失敗とその回避法
CMS導入を検討中の企業にとって、失敗は避けたいもの。
しかし、要件定義の甘さや運用体制の軽視などにより、多くの企業が同じ失敗を繰り返しているのが現状です。
本記事では、CMS導入で陥りがちな典型的な5つの失敗パターンと、それらを回避し成功に導くための実践的な対策を解説します。CMSの導入を考えていらっしゃる方は必見です。
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目次
CMS導入で失敗する企業が後を絶たない理由
多くの企業がWebサイトの効率的な運用を目指し、CMS（コンテンツ管理システム）の導入を検討します。しかし、残念ながらその期待とは裏腹に、導入に失敗し、時間やコスト、リソースを無駄にしてしまうケースが後を絶ちません。その背景には、CMS導入を単なるシステム入れ替えと捉えてしまう認識の甘さや、プロジェクトの複雑性への理解不足が挙げられます。
CMS導入は、Webサイトの構築や更新作業を効率化する強力なツールである一方で、その選定から導入、そしてその後の運用に至るまで、多岐にわたる専門知識と組織的な連携が求められるプロジェクトです。単に「新しいシステムを導入すればすべて解決する」という安易な期待だけでは、現実とのギャップに直面し、様々な問題を引き起こす要因となります。
また、Webサイトは企業の顔であり、マーケティング、広報、顧客サポートなど、複数の部門が関わる重要な資産です。そのため、CMSを導入する際には、IT部門だけでなく、これらの関係部門との密な連携が不可欠となります。しかし、部門間の認識のズレや、導入後の運用体制への考慮が不十分なまま進められることが多く、結果として形骸化したシステムとなってしまうのです。
CMS導入に失敗する典型的な5つのパターン
①要件定義が不十分なまま導入を進めてしまう
CMS導入プロジェクトが失敗に終わる最も多い原因の一つが、要件定義の不備です。
導入の目的や目標が曖昧なまま、あるいは現状の課題や必要な機能を十分に洗い出さないままシステム選定や開発を進めてしまうと、期待していた効果が得られないばかりか、後からの仕様変更や機能追加で大幅なコスト増やスケジュール遅延を招くことになります。
例えば、将来的なWebサイトの拡張性や多言語対応、他のシステムとの連携といった非機能要件が考慮されていない場合、数年後に再構築が必要になるケースも少なくありません。
②現場の運用体制を考慮せずにシステムを選定する
どんなに高機能なCMSを導入しても、実際にサイトを運用する担当者のスキルレベルやリソース、日々の更新頻度などを考慮せずに選定してしまうと、システムが形骸化する恐れがあります。
例えば、専門知識を必要とする複雑なCMSを導入してしまった結果、コンテンツの更新作業が滞ったり、担当者の負荷が過剰になったりして、結局は外部ベンダーに運用を丸投げすることになり、導入効果が半減してしまいます。
導入前に、誰が、どのような頻度で、どのようなコンテンツを更新するのかといった具体的な運用フローと担当者の教育計画まで含めて検討することが不可欠です。
③カスタマイズを過度に行いすぎる
既存のCMSの標準機能で十分に対応できる部分まで、過剰なカスタマイズを施してしまうケースも失敗につながります。独自の機能を追加したり、デザインを大幅に変更したりすることは、導入コストと開発期間を大幅に増加させるだけでなく、将来的なシステム保守の難易度を高め、バージョンアップ時の互換性問題を引き起こす原因となります。
結果として、システムが陳腐化してもバージョンアップができず、セキュリティリスクが高まったり、最新の機能を利用できなくなったりするリスクがあります。本当に必要な機能と、標準機能で代替可能な部分を明確に区別し、費用対効果を冷静に見極める必要があります。
④セキュリティ対策を後回しにする
CMSはWebサイトの心臓部であり、サイバー攻撃の標的となりやすいシステムです。導入時にセキュリティ対策をコスト削減の対象として後回しにしてしまうと、情報漏洩やサイト改ざんといった重大なセキュリティインシデントに発展するリスクを抱えることになります。
具体的には、SSL/TLS化の不徹底、WAF（Web Application Firewall）の未導入、定期的な脆弱性診断の欠如、バックアップ体制の不備などが挙げられます。
これらの対策が不十分な場合、企業イメージの失墜や顧客からの信頼喪失、さらには法的責任を問われる可能性も生じます。CMS導入と同時に、強固なセキュリティ体制を構築することが必須です。
⑤移行計画とデータ移行の甘さ
既存サイトからのCMSへの移行は、単にデータを移し替える作業ではありません。移行計画が甘いと、データ欠損、URL構造の変更によるSEO評価の低下、公開後の不具合発生など、様々な問題を引き起こします。
特に、コンテンツの量が多い場合や、複雑なデータ構造を持つ場合は、移行作業に膨大な時間と労力がかかります。
旧サイトのコンテンツ構造の分析、新CMSでのデータマッピング、リダイレクト設定、そして公開前の徹底的なテスト（表示確認、機能確認、リンク切れ確認など）が不十分だと、ユーザー体験を損ねるだけでなく、ビジネス機会の損失にもつながりかねません。
CMS導入失敗を回避するための対策
CMS導入における失敗は、適切な対策を講じることで未然に防ぐことが可能です。ここでは、具体的な回避策を項目ごとに解説します。
導入前の要件定義で押さえるべきポイント
CMS導入の成否は、導入前の要件定義にかかっていると言っても過言ではありません。以下のポイントを明確にすることで、導入後のミスマッチを防ぎます。
導入目的の明確化
「なぜCMSを導入するのか」「誰が、何を、どのように運用するのか」といった根本的な目的を具体的に言語化します。例えば、コンテンツ更新の効率化、SEO強化、情報発信の一元化など、具体的な目標を設定しましょう。
現状分析と課題抽出
現在のWebサイト運用における課題（更新頻度の低さ、専門知識の必要性、セキュリティリスクなど）を洗い出し、CMS導入によってそれらをどう解決したいのかを明確にします。
必要な機能の洗い出し
サイトマップ、コンテンツタイプ、ワークフロー、多言語対応、アクセス解析連携など、ビジネス要件に基づいた具体的な機能要件をリストアップします。優先順位付けも重要です。
運用体制と人員の確認
導入後の運用を担当する人員、必要なスキル、組織体制を事前に検討します。特に、コンテンツ作成・承認フロー、緊急時の対応などを想定し、運用可能な範囲で要件を設定することが大切です。
予算とスケジュールの策定
初期費用だけでなく、月額費用、保守費用、人件費、将来的な拡張費用なども含めた総コスト（TCO）を算出し、現実的な導入スケジュールを設定します。
適切なCMSの選定
自社の目的や要件に合致しないCMSを選んでしまうと、運用負荷の増大や費用対効果の低下を招きます。以下の点を考慮して、最適なCMSを選定しましょう。
機能要件との合致度
要件定義で洗い出した機能が、選定候補のCMSでどの程度実現可能かを確認します。標準機能で対応できるか、カスタマイズが必要かを見極め、カスタマイズの範囲は最小限に抑えることを推奨します。
拡張性と柔軟性
将来的な事業拡大や機能追加に対応できる拡張性があるか、API連携の可否、他システムとの連携が容易かなどを確認します。
セキュリティ対策
企業の重要な情報資産を守るため、CMS自体のセキュリティ機能（脆弱性対策、アクセス制御など）や、ベンダーのセキュリティ対策、サポート体制を重視します。クラウド型CMSであれば、ベンダーが提供するセキュリティレベルを確認しましょう。
運用負荷と操作性
実際の運用担当者が使いこなせるか、直感的な操作が可能かを確認するため、デモやトライアルを活用することが有効です。マニュアルやサポートの充実度も重要な選定基準となります。
コストパフォーマンス
初期費用、月額費用、保守費用、サポート費用など、トータルコストを比較検討します。安価なオープンソースCMSも魅力的ですが、自社での運用・保守体制やセキュリティ対策の費用も考慮に入れる必要があります。
運用を見据えた体制づくりの構築
CMSを導入するだけでは、Webサイトの成果は向上しません。導入後の運用を成功させるためには、適切な体制づくりが不可欠です。
役割と責任の明確化
コンテンツ作成者、承認者、システム管理者、SEO担当者など、各役割と責任範囲を明確に定めます。これにより、スムーズなコンテンツ公開とトラブル発生時の迅速な対応が可能になります。
運用フローの策定
コンテンツの企画、作成、レビュー、承認、公開、更新、削除といった一連のワークフローを文書化し、関係者間で共有します。これにより、属人化を防ぎ、品質を維持できます。
教育・トレーニングの実施
CMSの操作方法だけでなく、コンテンツ作成のガイドライン、SEOの基礎知識など、運用に必要な知識を関係者全員が習得できるよう、定期的な研修や勉強会を実施します。
コンテンツガバナンスの確立
サイト全体の品質を保つため、コンテンツのトーン＆マナー、表記ルール、画像サイズ、公開期限などを定めたガイドラインを作成し、遵守を徹底します。
定期的な効果測定と改善
アクセス解析ツールなどを活用し、公開したコンテンツの効果を定期的に測定します。PDCAサイクルを回し、改善点を見つけて運用に反映させることで、CMSの効果を最大化します。
段階的な移行計画の立て方
既存のWebサイトからCMSへの移行は、慎重な計画が必要です。一括での移行はリスクが高いため、段階的なアプローチを検討しましょう。
移行対象コンテンツの選定
まずは移行するコンテンツの範囲と優先順位を決定します。全てのコンテンツを一度に移行するのではなく、重要度の高いページや更新頻度の高いページから段階的に移行することを検討します。
データ移行方法の検討
手動でのコピー＆ペースト、CSVインポート、専用ツールによる自動移行など、コンテンツの量や複雑性に応じて最適な移行方法を選択します。特に大量のコンテンツがある場合は、自動化ツールや専門業者への依頼も視野に入れます。
テスト環境での徹底検証
本番環境への移行前に、必ずテスト環境でCMSの動作、コンテンツの表示、リンク切れ、フォームの動作などを徹底的に検証します。特に、モバイル表示や複数ブラウザでの表示確認は重要です。
SEOへの影響を考慮したリダイレクト設定
既存ページのURLが変更になる場合は、検索エンジンの評価を維持するため、適切な301リダイレクト設定を計画的に行います。Google Search Consoleなどでエラーがないか確認することも重要です。
スモールスタートと段階的公開
全てのコンテンツを一度に移行・公開するのではなく、一部のコンテンツや特定のセクションから公開を開始し、問題がないことを確認しながら徐々に範囲を広げていく「スモールスタート」は、リスクを低減する有効な戦略です。
CMS導入を成功させるために
CMS導入は、システムを設置して終わりではありません。導入後の運用を通じて、継続的にビジネス目標に貢献し、その価値を最大化していくことが成功への鍵となります。
継続的な改善と効果測定の重要性
CMSを導入したら、その効果を定期的に測定し、改善サイクルを回すことが不可欠です。導入目的が達成されているか、具体的な成果が出ているかを常に検証しましょう。
導入後のPDCAサイクル
CMS運用においても、PDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルを回すことが重要です。コンテンツの企画・制作（Plan）、公開・運用（Do）、効果測定（Check）、改善策の実施（Action）を繰り返すことで、より効果的なWebサイト運用が可能になります。
KPI設定と効果検証
CMS導入の成功を測るためには、具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定することが欠かせません。例えば、Webサイトへのアクセス数、コンバージョン率、コンテンツごとのエンゲージメント率などを指標とし、定期的にデータを分析して効果検証を行いましょう。
社内体制の強化と知識の共有
CMSを最大限に活用するためには、システムだけでなく、それを運用する社内体制の強化と、知識の継続的な共有が不可欠です。
運用チームの育成とスキルアップ
CMSの操作方法だけでなく、コンテンツ企画、SEO、Web解析など、Webマーケティング全般の知識を持つ人材を育成することが重要です。定期的な研修や勉強会を通じて、チーム全体のスキルアップを図りましょう。
情報共有と連携の促進
CMS運用に関わる部署や担当者間での情報共有を密にし、連携を強化することで、一貫性のあるWebサイト運用が可能になります。コンテンツの更新状況や効果測定の結果などを共有し、部門横断的な協力体制を築きましょう。
ベンダーとの長期的なパートナーシップ
CMSは一度導入したら終わりではなく、長期にわたる運用が求められます。そのため、導入ベンダーとは単なる取引関係ではなく、信頼できるパートナーシップを築くことが成功の大きな要因となります。
信頼関係の構築
ベンダーとの間に良好なコミュニケーションを築き、課題や要望をオープンに共有できる関係性を構築しましょう。信頼関係が深まることで、より質の高いサポートや提案を受けられるようになります。
定期的な情報交換とサポート活用
CMSの機能アップデート情報や、最新のWebトレンドなど、ベンダーから提供される情報を積極的に活用しましょう。また、疑問点やトラブルが発生した際には、ベンダーのサポート体制を最大限に活用し、迅速な解決を図ることが重要です。
まとめ｜CMS導入の前に準備を徹底しよう
CMS導入における失敗の多くは、事前の準備不足や計画の甘さに起因します。
要件定義の徹底、現場の運用を見据えた適切なCMS選定、過度なカスタマイズを避けること、セキュリティ対策の優先、そして周到な移行計画。これら一つひとつのステップを丁寧に進めることが、導入後の後悔をなくし、ビジネス成長に貢献するCMS運用を成功させる鍵となります。
CMS導入における失敗は、本記事で解説した通り、その多くが事前の準備や計画不足に起因します。しかし、要件定義からセキュリティ、運用体制の構築まで、すべてを自社だけで完璧に準備するのは大きな負担です。
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