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CMSの主な機能一覧 ~要件定義はWebリニューアルの目的に沿ってつくろう!~

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CMSの主な機能一覧 ~要件定義はWebリニューアルの目的に沿ってつくろう!

企業のほとんどが自社のWebサイトを持ち、情報発信することが当たり前になりました。

現在では、情報更新をよりリアルタイムにするために自社でWebサイトの更新を行う企業が増え、誰でも簡単に更新作業が行えるCMSを導入済みの企業が増えているようです。

CMS導入のタイミングはWebサイトリニューアルと同時がおすすめですが、期待する効果を得るためには自社の目的にあったCMSを選ぶ必要があり、そのためには「要件定義」が重要になります。

本コラムでは、CMSの主な機能をご紹介するととともに、自社のニーズにあったCMS選びのための要件定義のポイントをわかりやすく解説します。  

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1.CMSとは?

「CMS」とは、Contents Management System(コンテンツ・マネジメント・システム)の頭文字をとったものです。HTMLやCSSといった専門知識なしに、簡単な操作でWebサイトの更新作業を行うことができるツールです。

CMSには、大きく分けて「オープンソース」と「独自開発」の2種類があり、さらにそれぞれが「オンプレミス」と「クラウド」の2タイプに分けられます。

オンプレミスとクラウド

CMSの基本知識については、下記の資料もご覧ください。

代表的なツールやメリットをご紹介!CMSとは何かがわかる「CMS入門編」資料

2.主な機能一覧

CMSの主な機能一覧は次の通りで、ここでご紹介するだけでも実に23もの機能があります。さらに「独自開発」タイプではベンダーからの「サポート」が受けられます。

CMSの主な機能は「コンテンツ作成・編集」「ユーザー管理」「マーケティング」の3つに分類できます。

コンテンツ作成・編集機能

CMSのメインとなるのがコンテンツ作成・編集の機能です。Webサイトを更新する際には通常、HTMLやCSSの知識が必要ですが、CMSツールを使えば専門知識がなくても簡単にコンテンツの作成・編集作業ができます。

ユーザー管理機能

ここでいうユーザーとは、実際にコンテンツ作成・編集にかかわるメンバーのことです。

CMSツールはコンテンツそのものの管理だけでなく、コンテンツ作成・編集に携わるメンバーの権限付与や承認フローの設定などユーザー管理をすることができます。

マーケティング機能

CMSツールはさまざまなマーケティング機能を備えています。Webサイトの管理・運営と各種のマーケティング施策を紐づけることが可能です。

上にご紹介した23の機能に加えて、困ったときの相談窓口としてCMSベンダーが提供するサービスのひとつが「サポート」です。

CMSの主な機能をわかりやすく解説

コンテンツ管理(動画・画像・その他ファイル)

CMSのメイン機能はコンテンツ管理です。多くのページはテキスト(文字)と画像や動画が中心となっています。その他、パワーポイントやエクセル、mxfファイル(3D画像ファイルのひとつ)、dwgファイル(CADソフトのファイル形式のひとつ)など、掲載したいコンテンツファイルをアップロードして管理することができます。

対応できるファイル形式やバージョンはCMSごとに異なるので、CMSの要件定義の際に希望のファイル形式をリストアップしておく必要があります。ただし、希望のファイル形式に対応してなくても圧縮すればアップロードできるケースもあります。    

見たまま更新

Webサイトを構築・更新する際には、通常、HTMLやCSSといったWeb(言語)の専門知識が必要です。専門言語で書かれたソース部分は、いわばWebページの「裏側」です。その部分を触らずに、ブラウザに表示された状態に近い見た目である「表側」からWebページを編集できるのが「見たまま更新」機能です。

文字や画像のレイアウトや装飾など、実際の「見え方」を確認しながら更新作業を行うことができます。

見たまま更新

テンプレート

コンテンツを増やしたい場合、ページを増やしたりページ内の特定のブロックを追加したりして一から作るのは、CMSを使用したとしても工数がかかります。そこで、あらかじめ汎用性のある型を用意するのがテンプレートの機能です。

テンプレートがあれば手間を省けるだけでなく、サイト全体のデザインを踏襲しながら新しいコンテンツを追加できます。    

ページ複製機能

テンプレートを使用した場合、空のページの中に必要な要素を入れていくことになります。しかし、たとえば「業界別のおすすめ活用法ページ」など、ほぼ同じレイアウトのページを複数作りたい場合は、既存のページをコピーして一部のテキストや画像を入れ替えたほうが手っ取り早いこともあるでしょう。

そこで活躍するのがページ複製機能です。ページを複製すると、識別のためにページ名の頭に「コピー」などと付けられたほかはまったく同じページを作ることができます。    

会員ページ化機能

Webサイトから集客したい場合、訪問ユーザーの個人情報を得られれば、リード(見込客)としてリスト化し、営業部門などにパスできるようになります。

会員ページ化機能は、個人情報を集めるための施策として、会員登録しないと閲覧できないページを設置したときに、ログイン情報(ID/パスワード)を入力したユーザーのみにページを表示させる機能です。    

ブログ機能

近年、企業が運営するブログ型のオウンドメディア運営によるコンテンツマーケティングが活発です。自社サイトとはドメインを分け、社名も出さずに運用する本格的なオウンドメディアもありますが、ナーチャリング(見込客に必要な情報を与えて育成し顧客化するマーケティング活動)のためには、自社サイトに併設したブログ型のオウンドメディアでも十分、効果があります。そのためのブログ機能が付いているCMSを選ぶと良いでしょう。    

ニュース配信

新製品情報や割引などのキャンペーン情報、展示会などのイベント情報など、ユーザーに広く知らせたいニュースを簡易的に更新できる機能です。

新しいニュースを投稿すると古いニュースがアーカイブされていく機能、RSSと連動する機能など、ほかのページとは異なる仕様が多く、ニュース配信機能として独立しています。    

公開日時の設定

ページの公開日時をあらかじめ設定しておき、その日時になると自動的に公開される機能です。

手動で更新する場合、想定していた日時より前に公開してしまったり、配信し忘れてしまったりすることもあります。ミスを防ぎ、キャンペーンや新製品情報など特定の日時に公開したい情報の配信や、休業日や担当者不在の日に配信しなければならないときなどに便利な機能です。    

サイトマップ機能

Webサイトを中長期的に運用するなかで、不要なページを削除したり、新しいページを追加したりといったことが出てきますが、そのたびに手動でサイトマップページを修正するのは手間がかかり、ミスも起こり得ます。

サイトマップ機能があれば、ページの追加・削除があったときに自動的にサイトマップページが更新されます。

また、Googleの検索エンジンにページを効率的に認知してもらうためには、XMLのサイトマップを作る必要があります。これを手動で1ページずつ入力するのは大変なので、自動的に生成されるシステムが入っているCMSをおすすめします。    

SEO関連機能

title、description、keywords、h1といったSEO上必要なタグを、編集画面上で簡単に設定できるようになっていて、SEO対策を容易にする機能です。CMSを選ぶ際は、SEO関連機能の有無をチェックすることをおすすめします。

SEO関連機能

検索機能

Webサイト内に検索窓を設けて、サイト内検索をできるようにした機能です。CMSで独自の検索窓システムを保有しているか、Googleなどの検索エンジンが提供しているものをサイトに埋め込めるような仕組みか、構築時に埋め込む対応をしてくれるかといった方法があります。    

スマホ対応

スマートフォンの普及を受けてスマホからのネットアクセス比率が上がり、現在ではネット利用者全体の半数近くがPCを利用せずスマホのみからアクセスしているともいわれます。

BtoCビジネスに限らず、スマートフォンからのWebサイトの閲覧しやすさについて対策しておく必要があります。

CMSに「スマホ対応」機能があれば、新規ページを追加する際にスマホ向けに作り直す必要がなく、PC向けページを作成すれば自動的にスマホ向けに最適化されます。    

SNS連携

SNSが浸透している昨今、Webサイトの掲載コンテンツをSNSで拡散してもらったり、誰かがSNSに投稿した内容で自社サービスに関連するものを自社Webサイトの記事に引用したりと、SNSとの連携は欠かせません。

WebサイトとSNSの連携機能としては、おもに以下の3通りの方法があります。  

①SNSに拡散されるためのボタン
自社のWebサイトのコンテンツやお知らせをユーザーに拡散してもらうためのSNSボタン(「いいね!」「シェア」「ツイート」「LINEで送る」といったボタン)を付けられる機能です。

②記事を更新すると自動的にSNSで投稿される機能
Webサイト以外に企業のSNSアカウントを保持して運用している場合、記事を更新すると自動的にFacebookやTwitterにも決まった形式で投稿される機能があります。 タイトルと記事URLのみ、最初の20文字ほどを表示するなど投稿の形式はさまざまですが、最初に引用項目を決めておき、Webページを更新するとその形式に沿って自動的に投稿されます。

③他人や自分によって既に投稿された内容をページに埋め込むことができる機能

RSS配信

Webサイトの更新情報を自動的にユーザーに知らせる「RSSフィード」を配布するために、RSSフィードを作成してくれる機能です。「ニュース」や 「お知らせ」など、広く周知させたい情報更新をした際はRSS機能を活用しましょう。    

データベース機能

ECショップの商品情報など、掲載したい項目や要素がほとんど同一であるページが大量に必要で、かつ、商品名のほか機能などのスペックからも検索軸を作りたい場合は、データベース機能を用いるのが最適です。

データベース機能を使えば、ページ作成は製品情報などを入力したCSVファイルをアップロードするだけで手軽に行えます。    

ECショップ機能(決済機能)

Webサイトから商品やサービスを販売したい場合には、決済機能が必要になります。ECショップを運営するなら、決済機能のついたCMSを選ぶ必要があります。    

フォーム作成・管理

Webサイトからリード(見込客)の個人情報を集めるためには、会員登録しないと閲覧できないページや、会員登録して初めてダウンロードできるようになる資料(ホワイトペーパー)を掲載するなどの施策が有効です。

Webサイトに集客機能を求める場合は、ユーザーが会社名や氏名などを入力するためのフォームページを作る機能がついたCMSを選ぶ必要があります。    

独自ドメイン

無料や安価で利用できるCMSの場合、ドメインがサービス提供者のものとなっているケースがあります。

ドメイン歴の長さはSEO上でも有利に働くことを考えると、独自ドメインでWebサイトを運用することをおすすめします。

CMSを選ぶ際は独自ドメインの取得が可能なものを選ぶと良いでしょう。    

セキュリティ

CMSで構築されたWebサイトは世界的に見ても全体の約半数となり、Webサイト改ざんなどのサイバー攻撃の標的になることがあります。

CMSのバージョンアップやパッチ対応を運用段階でこまめに行うことが重要ですが、そもそも、CMSとしてセキュリティに力を入れているものを選ぶ必要があります。定期的なメンテナンスやSSL対応、D-Dos対策などが行われていると安心です。    

アクセス解析

Google Analyticsとの連携など、Webサイトへのユーザーのアクセス解析を行える機能は必須です。

Webサイト全体でのhead領域の共通設定や、ページ単位での個別設定などに対応しているCMSを選ぶことをおすすめします。    

A/Bテスト

Webサイトは、Webマーケティング、デジタルマーケティングの要でもあり、A/Bテストによる効果検証は欠かせません。

A/Bテストとはデザインやキャッチコピーなどクリエイティブの一部を変えた2つ以上のページを作成・公開し、アクセスやコンバージョンを比較することです。ページ作成から公開、テストの開始から終了、レポート作成までを行えるA/Bテスト機能があると良いでしょう。    

多言語対応

グローバル企業でなくとも、主な取引先や販路に海外が含まれる場合には、外国語に対応したWebサイトが必要になるでしょう。

CMSのなかには、外国語ページを作成するとレイアウトが崩れてしまうものもあるようです。海外用のページが必要な場合は多言語対応のCMSを選ぶと良いでしょう。    

ワークフロー設定

企業の規模が大きくなるほど、Webサイトを公開する前の責任者のチェックが重要になりますが、Webサイトの担当者が必ずしも決裁権を持っているとは限りません。

しかし、Webサイトの更新性やリアルタイム性を落とさないためには、CMSにワークフロー設定が付いていることが重要です。たとえば、Blue Monkeyなら、承認者に作業者の申請がメールで通達され、責任者による承認フローを経由した場合に公開できるという機能があり、承認から公開までの流れがスムーズに行えます。    

サポート

CMSの主な機能は上にご紹介した通りです。

「サポート」は機能とは異なりますが、Webサイトの更新や運用をするなかで、不具合が起きたときやサーバー変更などで環境が変わったときなど困ったときに相談に乗ってもらえる窓口があったほうが安心です。メールだけでなく電話対応もあるとより良いでしょう。      

3.必要な機能要件

上記でご紹介した「23の機能+サポート」のなかで、自社がWebサイトに求める役割から、どの機能が必要かを洗い出して要件定義を行いましょう。

必要な要件を決める際は、まず社内でサイトマップを組み立ててからまとめると取り組みやすいです。必要なページがわかれば、必要な機能要件が整理できるからです。

同じ自社サイトでも、サービスサイトやコーポレートサイト、ECサイトなど、必要な機能要件は目的によって変わることに注意しましょう ただし、次の17機能は、基本的にどのようなWebサイトでも必要になります。  

4.比較すべき項目

CMSを比較する場合、見るべき項目はいろいろありますが、最低限のポイントとして「使いやすさ」「事業の継続性」「制作メンバー」の3点を押さえておきましょう。    

使いやすさ

もっとも重要視したいのは、なんといっても使いやすさです。

Web担当者が、無理なく、モチベーションが下がることなく、更新していけるものを選ぶのが一番です。

CMS導入の際は使用感を確認するため、必ず一度はデモ画面を使ってみることをおすすめします。独学で使用方法を探ろうとせず、ツールの提供業者の営業マンと一緒のときか、デモンストレーションをしてもらった後に行うと安心です。

事業の継続性

CMS提供業者への信頼性の一つとして、その会社の事業の継続性も見るべきです。

Webサイトは一度作ったら3~5年は使うものです。もし、CMSツールのベンダーが倒産してしまえば、サポートやバージョンアップなどの対応がストップしてしまいます。Webサイト制作だけでなく、ドメインやホスティングなどのサービスも一緒に任せている場合はなおさら、資本金や企業規模、ビジネスモデルなどをチェックしておくことが大切です。    

制作メンバー

ツールのベンダーでWebサイト構築に関わる人数を聞いておきましょう。マンパワーに頼っている会社の場合、案件が重なるとリソースに無理が生じ、制作の進捗が鈍化するおそれがあります。少数精鋭の会社ではあらかじめ受注可能な案件数を制限している場合もあります。

Webサイトの構築には下記のような役割のメンバーが必要です。これを判断の目安としましょう。  

ディレクター Webサイト制作の指揮を取ります。お客様との連絡窓口の役目も務めます。
プロデューサー 主にWebサイトのクリエイティブ面や施策面を設計する役割を務めます。
デザイナー Webサイトのビジュアル面の制作担当者です。
コーダー プロデューサーやデザイナーの指示に沿って、実際にWebサイトを構築していく役割を務めます。
ライター キャッチコピーやコンテンツ内のテキストなど、文章の作成・校正を担当します。
QC できあがったWebサイトの不具合をチェックし、必要に応じて修正指示を出すデバッグの役割を務めます。

デジタルマーケティング施策との連携

CMSには、単にサイトを更新するだけでなく、MAなどのマーケティングツールとの連動が求められます。

Webサイトからの売り上げを増大させるためには、自社のデジタルマーケティング施策と連動できる余地があるかどうかが重要な検討ポイントとなるでしょう。      

5.まとめ

CMSの主な機能と、自社にあったCMS選びのために要件定義を行う際のポイントをご紹介しました。

Webサイトは公開したら終わりではありません。試行錯誤を重ねながら、自社の利益のために目的に沿った運用を行うことがWeb担当者のミッションになります。

CMSのベンダーを選ぶ際は、ツールの提供にとどまらず、自社の利益を上げる方法を親身になって考えてくれるようなベンダーを選びましょう。

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