【テンプレあり】Web制作に必要なRFPとは？メリットや必須項目など、ホームページ作りを成功へ導くRFPについて解説！

RFPとは

RFPとはRequest For Proposalの略で、日本語にすると「提案依頼書」となります。Web制作の概要や目的、課題などをまとめた資料がRFPです。発注者側が作成し、制作会社に提出します。

 

RFPの主な目的は、「Webサイトの現状や要望を明確に伝える」「Web制作会社から質の高い提案を受ける」ことです。「新規の顧客を増やしたい」「商品への関心を高めたい」など発注者の希望を記載して、制作会社から要望に沿った提案をしてもらいます。

 

RFPを作らなくてもWeb制作の発注はできます。ですが、口頭だけでは漏れがあるかもしれません。「言った・言わない」のトラブルにならないためにも、RFPで明文化することは、Web制作を成功させるキーポイントといえるでしょう。

 

Web制作でRFPを作成するメリット

RFPを作成にはさまざまなメリットがありますが、ここでは代表的な3つについてご紹介します。

Web制作の目的を明確にできる

RFPの作成は、Webサイトで「何を実現したいか」を具体化していく作業です。目的や目標、課題などについて深く掘り下げることで、目指すWebサイトの形がクリアになります。あいまいな点は、社内ヒアリングを行って確認しておきましょう。

 

またRFPがあれば、制作会社にも求めているWebサイトが伝わりやすくなります。制作会社も提案がしやすくなり、より具体的な方向性を示してくれるでしょう。

 

Web制作会社の選定に役立つ

Web担当者によくあるのが「どんなWeb制作会社を選べばいいのかわからない」という悩み。たしかに制作会社は数も多く、その中から1社選ぶのは至難の業です。しかし、RFPを作成すれば制作会社の選定もしやすくなります。

 

制作会社には、得意・不得意分野があります。システム会社は、自社でシステム開発ができるので会員管理や決算機能に強くECサイト向きです。小さな制作会社は、柔軟な対応をしてくれますが、サポートまでは手が回らず、作るだけになる可能性も。つまり、RFPで制作目的が明確になれば、自然と制作会社も絞られてきます。

 

目的が「マーケティングの強化」ならマーケティングまでこなせる企画会社を選び、「デザイン性の向上」ならデザイン制作会社を選定する、というように目的に合わせてピックアップしていきましょう。

さらに、RFPは相見積もりのときにも役立ちます。依頼するたびに提案条件を変えていては、内容やコストもバラバラになり、比べようがありません。RFPで依頼すれば同じ条件になるので、提案内容や見積り金額を比較しやすくなるでしょう。

社内の意思統一に役立つ

RFPで社内の意見を確認しておけば、制作途中で方向性がブレることはありません。事前確認をしていないと「やっぱりあのシステムをつけたい」「こんなコンテンツも追加したい」と内容が二転三転する可能性も。社内でしっかり話し合い、RFPで明文化しておくことが大切です。

RFPがあれば、社外の制作会社とも意思疎通を図りやすくなります。制作会社はWeb制作をすすめるうえでのパートナーです。同じ方向を向いて進行できるよう、目的や要望、最終目標などあらゆることを共有しておきましょう。

 

【無料DL可能】RFPテンプレート

RFPに決まった書式はありません。WordやExcelなど、どのような仕様でも構いません。ひと目で内容が伝わるよう、シンプルな構成がおすすめです。

 

以下は弊社で作成したRFPのテンプレートです。ぜひお気軽にダウンロードしてご活用ください。

RFP（提案依頼書）記入シート

 

RFPの主要な項目と書き方

RFPの項目も自由です。伝えたい情報や要望は何でも記入しましょう。ここからは、最低限載せるべき項目についてご紹介します。

プロジェクト概要

【主な概要】

・プロジェクト名

・WebサイトのURL

・サービス・商品の概要資料

・納品希望日

・予算

 

まずはWeb制作のプロジェクトについて概要を伝えます。自社商品・サービスの資料のほか、既存のサイトがあればURLを記載。Webサイトで公開していない情報は開示して、自社への理解につなげましょう。

 

さらに希望する納品日、予算についても明記します。納品日をあいまいにするとスケジュールがどんどん後ろ倒しになってしまうことも。2〜20ページの「小規模サイト」なら2〜3か月半程度、30〜100ページの「中規模サイト」なら6〜8か月程度など、目安を参考にして決めましょう。

 

予算に関しても「〜◯◯◯万円まで」と提示するのが理想です。ただし、実装する機能やコンテンツ数、デザイン性によっても制作費は大きく変わります。安価ならいいわけではありません。サポート面など全体を加味しながら目安の予算を記入しましょう。

 

Webサイト制作の目的

Web制作の「目的」は、制作を進めるうえで重要なテーマです。「集客のため」「ブランディング目的」など簡潔にせず、「新たなターゲット層に商品をアプローチしたい」など「誰に・何を」してほしいのかをしっかり明記しましょう。目的が不明瞭の場合は、社内ヒアリングを行い、全社的にWeb制作がどのような位置づけなのかを確認します。

 

デザインの向上が目的の場合は、理想のサイトを参考に書いておくと親切です。また、SEO強化が目的なら、獲得したいキーワードを設計時に用意しましょう。関連キーワードを検索できる無料サイトもあるので、独自に調べておくと効率的です。

 

現行サイトの課題

リニューアルの場合は、現行サイトの課題も書いておきましょう。問題点がわかれば、制作会社はそれに対する改善策を提案してくれます。新規サイトの場合は、業務上での課題・現状について記載しておくとよいでしょう。

 

CV数やセッション数などの指標が課題の場合は、いままでの分析データも共有します。SEOに問題がある場合は、現状の流入キーワードや検索順位などを記載するとイメージが伝わりやすいでしょう。

達成したい目標（KGI）

KGI（経営目標達成指標）を設定し、RFPに記載しましょう。KGIとは、最終的な「ゴール」のことで、最終目標を数値化した指標です。企業の売上や求人応募数、問い合わせ数など目的に合わせて設定します。

 

KGIは数値と期間を決めることが大切です。「売上を向上させる」といった抽象的な内容では達成したのかがわかりません。「半年以内に月間CV（コンバージョン）数を30件にする」というように、具体的な目標を記載しましょう。

 

KGIを制作会社と共有すれば、目指すゴールがわかるので仕上がりのズレも少なくなります。経過も把握しやすいので、運用後のサポートやメンテナンスに役立つでしょう。

Webサイトのターゲット

ターゲットを設定すると、デザイン面やコンテンツ構成などサイトの方向性がつかみやすくなります。どのようなユーザーにアクセスしてほしいのかを明記しましょう。

ターゲットを決めるには「ペルソナ」の活用が便利です。「ペルソナ」は架空のユーザー像を設定することで、年齢・性別などの基本情報から収入・貯蓄、趣味まで細かく設定します。ターゲットを明確にするほど、サイトのイメージもはっきりしてくるでしょう。

主要事業と成長事業

自社サービスの強み、競合についてなど「主要事業」についても共有します。長期的な営業戦略、事業計画も記載しておくと自社の理解度が深まるでしょう。

 

制作会社は、依頼者のことを理解すればするほど、具体的な提案がしやすくなります。情報が少ないと、手探りの状態で提案することになってしまい、的はずれな内容になる可能性も。どのようなサービスが主力で、これから何に力をいれていくのか、些細なことでも制作会社に伝えておきましょう。

 

まとめ

RFPは、制作会社とのトラブルを未然に防いだり、社内での意思統一ができたり、Web制作をスムーズにしてくれます。大切な事前準備と考えて、ぜひ作成を検討してみてください。資料作成は面倒ですが、失敗リスクを軽減し、Web制作を成功へと導いてくれます。

 

RFP作成に細かいルールはありません。なぜWeb制作をするのか、どのようなサイトを作りたいのか、目的や要望を中心に伝えたいことをどんどん記載していきましょう。

 

理想的なサイトを作るには、制作会社に自社の現状を把握してもらうことが大切です。制作会社の理解が深まるほど、よりよいWebサイトの完成につながるでしょう。

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